De Klant is verwerkingsverantwoordelijke. NAM Consult (KBO 0717.544.038), uitgever van MailRich, is verwerker in de zin van artikel 28 van de GDPR. De verwerker verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerking heeft als voorwerp de levering van de Dienst MailRich. De aard ervan bestaat in het verzamelen, hosten, ordenen, raadplegen en doorgeven van de e-mails en bijbehorende gegevens, met als doel het beheer en de aansturing van de mailboxen van de Klant. De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt.
De verwerker verbindt zich ertoe de gegevens van de Klant niet voor eigen doeleinden te hergebruiken. In het bijzonder wordt de inhoud van de e-mails van de Klant niet gebruikt om modellen van artificiële intelligentie te trainen, behoudens uitdrukkelijk akkoord van de Klant en op geanonimiseerde gegevens. De assistentiefuncties leveren voorstellen die aan menselijke validatie worden onderworpen.
De Klant machtigt het inschakelen van subverwerkers (cloudhostingprovider, leverancier van artificiële intelligentie, dienst voor het verzenden van e-mails, kanaal voor meldingen). De verwerker houdt een bijgewerkte lijst bij, legt elk van hen verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst, en brengt de Klant op de hoogte van elke toevoeging of vervanging, waarbij de Klant beschikt over een gemotiveerd recht van bezwaar. Tot op heden wordt de hosting verzorgd door Vercel Inc. (Verenigde Staten, edge-distributie), omkaderd door modelcontractbepalingen. De volledige en bijgewerkte lijst van de subverwerkers (hosting, artificiële intelligentie, verzending van e-mails, kanaal voor meldingen) en hun locatie wordt bijgehouden door de uitgever en op verzoek aan de Klant meegedeeld, evenals bij elke toevoeging of vervanging.
Bij het einde van de overeenkomst geeft de verwerker, naar keuze van de Klant, de gegevens terug in een bruikbaar formaat en verwijdert ze vervolgens, of verwijdert ze rechtstreeks, behoudens wettelijke bewaarplicht. De Dienst maakt een effectieve verwijdering van de gegevens mogelijk.
De gegevens worden bij voorkeur gehost in de Europese Unie. Elke doorgifte buiten de EU wordt omkaderd door een geldig mechanisme (adequaatheidsbesluit of modelcontractbepalingen), in voorkomend geval aangevuld met een effectbeoordeling van de doorgiften.
De verwerker meldt aan de Klant elke inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging nadat hij er kennis van heeft gekregen, en verstrekt hem de nuttige informatie om, in voorkomend geval, de melding ervan aan de toezichthoudende autoriteit mogelijk te maken.